Asistente de Presidencia

• Recepción y envío de documentos requeridos por la Presidencia y Vicepresidencia para firma de contratos, adendas y otros. Colaborar con el análisis y elaboración de informes que se presentaran acorde a las reuniones respectivas. Cumplir con las tareas administrativas asociadas a calendarios electrónicos, documentos relevantes, aplicaciones para oficinas y el diligenciamiento de formularios digitales requeridos.
• Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos, corredores, los empleados, los clientes y otros socios externos. Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta, dando prioridad a la confidencialidad de los temas tratados.
• Gestionar todo lo relacionado a la mensajería recibida que sea de interés para el área de Presidencia y Vicepresidencia, considerando escaneo de dicha documentación en caso de ser necesario y su respectiva distribución a quien corresponda manteniendo informados y actualizados de manera oportuna a los interesando, realizando el respectivo seguimiento de la misma.
• Dar seguimiento a procesos internos y externos a ejecutivos u otro colaborador que haya sido solicitado por el área de Presidencia y Vicepresidencia.
• Colaborar con trámites administrativos varios; organización de eventos solicitados por el área de Presidencia y Vicepresidencia, así como también a sus distintas áreas transversales.
• Hacer un seguimiento de los gastos semanales de la bolsa de gastos de presidencia, manejando caja menuda, registrando y realizando el debido informe de gastos, con el detalle de la radicación de facturas para su control, analizando y dando seguimiento al gasto VS el presupuesto.
• Coordinar, gestiona y ejecuta la compra de tiquetes, la agenda de viajes, reservas de hoteles y restaurantes entre otras actividades asociadas. Coordinar la prestación de servicios generales requeridos para la Presidencia y Vicepresidencia (telefonía-roaming, combustible, transporte, alimentación).
• Coordinar seguimientos logísticos requeridos por el presidente y vicepresidentes como: Mantenimiento de vehículos y mantenimiento preventivo locativo de espacios de presidencia.
• Coordinar y ejecutar los proyectos de donaciones u otras solicitudes compartidas por el CEO´

• Participación en la mesa transversal para apoyar en la dinámica en los eventos como convenciones, retos regionales, fiesta de corredores y fiesta de navidad de colaboradores entre otros que puedan ser definidos.

• Conocimiento intermedio de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
• Comunicación efectiva.
• Alto nivel de redacción.
• Dominio intermedio del idioma inglés.

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