ASISTENTE ADMINISTRAVIVO

• Revisar los canales de ventas (Correo y Whatsapp)y responder oportunamente
• Responder a consultas, reclamos y quejas de clientes de manera profesional a través de los canales de comunicación.
• Crear listado de pedidos a medida que se reciben para la entrega al dia siguiente o programacion de envio.
• Preparar hojas de pedidos detalladas para el área de despacho y logística.
• Crear los Presupuestos y Emitir las Facturas
• Archivar y llevar el control del consecutivo de facturación (digital y físico).
• Asegurarse de que las facturas cumplan con los requisitos legales y comerciales.
• Realizar notas de credito en caso de ser necesarias con su debida documentacion soporte
• Montar Pedidos del dia siguiente en Odoo todas las tardes
• Coordinacion de entrega de pedidos con almacen y logistica
• Comunicarse con los choferes o personal de entrega para coordinar el despacho de pedidos según las direcciones o comentarios de los vendedores.
• Hacer seguimiento por llamada y wa post-entrega siempre a los nuevos clientes
• Seguimiento por llamada o wa a los clientes fijos de entregas de pedidos y otras situaciones especificas
• Actualizar sistema CRM según sea necesario
• Creacion de clientes de oficina y punto de venta en sistema odoo
• Creacion de expedientes de clientes con la documentacion requerida
• Envio o recibo de solicitudes de credito y validar que completen toda la informacion requerida
• Analisis de facturacion para determinar que clientes han dejado de comprar para pasar al call center
• Seguimiento de clientes fijos, ofertar productos u ofrecer promociones aprovechando el chat de conversacion
• Mantener catalogo de productos actualizados y sus precios para NO EQUIVOCARSE
• Mantener detalle de codigos de barra para facturacion y precios actualizados PARA NO EQUIVOCARSE
• Colaborar con la proyeccion de ventas semanales de los vendedores y la oficina farmer para pasar al Coordinador Comercial y Gerencia
• Enviar los resultados de la proyeccion de ventas semanales por vendedor y oficina farmer
• Elaboracion y presentacion de plan de trabajo diario WA /semanal Correo /mensual Correo
• Enviar los Resultados diarios y semanales del plan de trabajo
• Atender la recepción de la empresa cuando sea requerido (visitas, llamadas, documentación).
• Archivar y mantener al dia su puesto de trabajo
• Otras actividades asignadas por el jefe inmediato

• Habilidad para manejar múltiples tareas
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Atención al detalle y precisión en el trabajo.
• Trabajo en Equipo
• Orientación al cliente, proactividad y capacidad de organización.
• Conocimientos en herramientas digitales (CRM, Canva, WhatsApp Business, Email Marketing, redes sociales).
• Proactividad
• Buenas habilidades organizativas y de gestión del tiempo

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