Asistente de recepción
- Ciudad de Panamá
- Permanente
- Tiempo completo
Actuar profesionalmente y ser un modelo de comportamiento para todos los empleados.
Fomentar un entorno empresarial responsable, orientado al éxito y alineado con los principios de la organización.
Brindar asistencia directa a los Directores y a la Administración en todas las áreas relacionadas con la recepción y administración.
Responsabilidades y FuncionesAdministración y ComprasAtender a clientes y directores, y preparar salas de reuniones según necesidades.
Gestionar reservas de las distintas salas de reuniones a través del correo corporativo de recepción.
Controlar herramientas de trabajo del equipo para visitas técnicas niveles, cinta métrica, láser de medición, audífonos.
Gestionar registro y tarjetas de acceso a estacionamiento para el personal.
Autorizar accesos de proveedores a la oficina en coordinación con la Administración.
Gestionar solicitudes de mensajería, viáticos y transporte, asegurando registro y control.
Manejar la cuenta corporativa para reuniones virtuales Zoom.
Apoyar en la creación y seguimiento del Presupuesto Anual.
Responsable del inventario y levantamiento de necesidades de insumos de oficina.
Realizar cotizaciones para compras de insumos mensuales según requerimientos de la oficina y equipo.
Mantener al día los archivos de flujo administrativo.
Crear proveedores según formato preestablecido con la documentación necesaria.
Crear y actualizar perfiles de colaboradores para nuevos ingresos y revisiones anuales.
Mantenimiento e InfraestructuraSupervisar el buen estado de la infraestructura de la oficina.
Dar seguimiento al presupuesto anual de mantenimientos preventivos.
Coordinar con proveedores según la programación mensual de mantenimientos.
Supervisar servicios de limpieza y aseo de la oficina.
Garantizar la correcta organización y uso de las instalaciones por parte del personal.
Gestión de Proyectos y TrámitesApoyar a la Administración en la actualización de la base de datos de nuevos clientes.
Colaborar en la solicitud, archivo y digitalización de documentos de clientes.
Apoyar en la digitalización y manejo de planos de la oficina.
Documentación GeneralMantener vigente la documentación legal de la empresa en archivos físicos y digitales.
Gestionar cartas de referencia de proyectos según indicaciones de Coordinadores y Directores.
Participar en reuniones informativas y de seguimiento con la Administración y en coordinación con Gerentes de Operaciones y Finanzas.
Elaborar actas de reuniones.
Colaborar en actividades adicionales para apoyar el cumplimiento de objetivos y metas.
Preparar la documentación y procesos para su reemplazo en caso necesario.
AutoridadDeterminar su plan de trabajo diario.
Seleccionar materiales de limpieza y personal para el servicio de aseo.
Perfil RequeridoExperiencia mínima de 2 años en administración.
Conocimientos en seguimiento de inventario y compras.
Experiencia en coordinación de mantenimiento de infraestructura.
Habilidad en atención al cliente y trato profesional.
Dominio de Google Suite y Microsoft Office.
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